Skip links

Parlons par Zoom

17 mars 2020 | Blogue

Par Gisèle Henne, ADN, numerique@culturelaurentides.com
Billet mis à jour le 3 avril 2020.

La visioconférence, ou vidéoconférence, est le procédé permettant de voir et de dialoguer avec un interlocuteur par un moyen numérique. Je vous relaie mon article précédent qui énumère certaines plateformes concurrentes ainsi que les bonnes pratiques relatives à la mise en application de réunions en visioconférence.

Zoom.us est, pour moi et en ce moment, la plateforme de visioconférence le plus simple et intuitive offerte. Zoom a l’avantage de proposer une version lite, c’est-à-dire une gratuite.

La version gratuite permet de tenir des réunions gratuites illimitées en 1 pour 1. Si plusieurs collaborateurs doivent participer au même espace réunion, il y a des frais (abonnement mensuel) ou des limites (une réunion à plusieurs utilisateurs est limitée à 40 minutes en version gratuite).

Un seul abonnement est nécessaire pour une rencontre illimitée avec de multiples participants. Par exemple, si c’est moi qui planifie la rencontre avec mon abonnement (donc je suis hôte), tous les invités peuvent accéder à la réunion gratuitement, sans abonnement de leur part.

Installer l’application
Télécharger localement l’application gratuite, soit installer Zoom sur l’ordinateur. L’application locale régule plus efficacement la connexion vidéo. Par contre, une simple adresse web est envoyée lors de la planification de la réunion. L’utilisateur peut s’en tenir à ça.

Sécurité informatique
Programmer une réunion sécurisée avec mot de passe, ceci dans le but de contrecarrer certaines failles de sécurité des PC trouvées dans les fonctionnalités de discussion en direct (chat). Ces failles de programmation offrent un accès à de l’information sensible lors du partage d’adresses Web lors des discussions en direct, ce en date du 31 mars 2020. Donc, d’ici la mise à jour de l’application, sécurisez adéquatement les réunions. Vous pouvez consulter mon billet sur la sécurité Zoom, selon les informations répertoriées par l’ADN Caroline Marcel de Culture Saguenay-Lac-Saint-Jean.

Voici, quelques étapes de manipulation pas à pas, pour le participant et l’animateur.

 

PARTICIPANT

1. Cliquer sur le lien de la rencontre reçu par courriel. Ce lien ouvre automatiquement une page web.

2. Une fenêtre pop up s’ouvre automatiquement. Il faut cliquer sur Ouvrir Zoom Meetings et entrer le mot de passe reçu avec l’invitation.

3. Une autre boîte est générée. Cliquer sur Test speacker and microphone pour bien paramétrer votre caméra et microphone.

4. Cliquer sur Join with Computer Audio.

Fonctions des pictogrammes au bas de l’écran, de gauche à droite:
Contrôler votre caméra et votre micro : Start Video et Mute
Inviter de nouveaux participants : Invite
Voir les participants de votre réunion : Participants (la fenêtre Participants s’ouvre à droite de l’écran vidéo)
Il est recommandé que chaque participant désactive son micro de façon autonome lorsqu’il ne parle pas, afin d’éviter la multiplication des nuisances sonores : Mute
Partager votre écran : Share
Discussion écrite en temps réel : Chat
Enregistrer la réunion pour les personnes absentes ou la postérité : Record
Mettre fin à la réunion : End Meeting
Ajouter des émoticônes en temps réel sur votre captation vidéo : Reactions

Fonctions du pictogramme Plein écran, en haut à droite:
Cliquer sur le pictogramme fait balancer la fenêtre en plein écran.
À ce moment, une fenêtre pop up des écrans de tous les participants devient disponible. Vous pouvez bouger cette fenêtre et la disposer à votre convenance dans l’écran. En basculant vers d’autres logiciels, la fenêtre popup des participants restera flottante et vous pourrez continuer à voir les participants.


ANIMATEUR

1. Créer un compte à partir de l’interface d’ouverture de compte

• Cliquez sur Inscrivez-vous c’est Gratuit.
• Entrez votre adresse courriel et créez un mot de passe.

2. Créer une réunion.
Une fois dans votre compte, deux options s’offrent à vous :
• Programmer une réunion occasionnelle. On crée ainsi une réunion par demande de programmation, c’est-à-dire que l’adresse URL de la réunion change à chaque fois.

• Inviter des personnes à vous rejoindre dans votre salle personnelle de réunion. À la différence de la réunion occasionnelle, la salle de réunion ne change pas d’adresse URL. Il s’agit d’un espace virtuel fixe où vous pouvez inviter les personnes à se réunir de façon régulière. Voyez cette salle comme une salle de conférence physique.

3. Programmer les options d’une réunion. 

Cliquer sur l’onglet programmer une réunion :
  • Entrer le titre de la réunion
  • La date
  • L’heure de début (AM – PM)
  • La durée
  • Utiliser un ID de réunion créé automatiquement (aléatoire) et non un ID personnel (adresse permanente)
  • Exiger un mot de passe pour sécuriser les adresses des participants

Dans options de la réunion, nous recommandons de cocher :
  • Ouvrir l’accès à la réunion avant l’arrivée de l’animateur
  • Couper le micro des participants à l’entrée

Cliquer sur enregistrer.

  • Copier le lien URL de l’invitation pour ensuite envoyer aux participants.
  • Toutes vos réunions apparaîtront dans l’onglet Réunions à gauche de la page.

4. Animer une réunion. 

Pour amorcer la réunion : Commencer cette réunion (New Meeting)

Fonctions des pictogrammes au bas de l’écran, de gauche à droite:
• Contrôler votre caméra et votre micro : Start Video et Mute
• Inviter de nouveaux participants : Invite
• Voir les participants de votre réunion : Manage Participants (la fenêtre Participants s’ouvre à droite de l’écran vidéo)
• Couper le micro de vos invités. Il est recommandé que chaque participant désactive son micro de façon autonome lorsqu’il ne parle pas, afin d’éviter la multiplication des nuisances sonores : Mute
• L’animateur peut modérer les entrées sonores dans Manage Participants : Mute All
• Partager votre écran : Share
• Discussion écrite en temps réel : Chat
• Enregistrer la réunion pour les personnes absentes ou la postérité : Record
• Mettre fin à la réunion : End Meeting
• Ajouter des émoticônes en temps réel sur votre captation vidéo : Reactions


+++
Vous êtes à l’aise avec l’anglais? Plusieurs courts tutoriels sont disponibles sur le site de l’application.

Culture Saguenay-Lac-Saint-Jean offre un court et convivial résumé PDF des bases Zoom. Vous pouvez le télécharger, le partager et le remixer sous les conditions de droits Creative Commons 2.5.

Culture Saguenay-Lac-Saint-Jean offre également un très pertinent résumé PDF des actions de sécurité à mettre en place lors de réunions Zoom.

Pour toute question, n’hésitez pas à contacter votre ADN des Laurentides, Gisèle Henne. En télétravail pour la période de crise Covid-19, Gisèle est disponible sur son cellulaire au 514-914-0924.

À propos

Actualités

Services

Ressources

Événements

Membres

X